10 veelgemaakte fouten bij het opzetten van een kennisbank.

Bij het opzetten van een online kennisbank zijn er veel valkuilen die vermeden moeten en kunnen worden. In dit artikel bespreken we in het kort 10 veelgemaakte fouten bij het maken van een kennisbank en geven we tips over hoe je deze kunt vermijden. Dit artikel is gebaseerd op onze whitepaper waarin op alle punten dieper wordt ingegaan en waardevolle tips staan over de beste aanpak.

1: Geen rekening houden met de doelgroep.

Veel organisaties beginnen met het maken van een kennisbank zonder een duidelijk doel voor ogen te hebben. Hierdoor kan het lastig zijn om te bepalen welke informatie moet worden opgenomen. Bepaal daarom van tevoren het doel van de kennisbank en stem de inhoud hierop af.

2: Geen duidelijk doel hebben.

Een kennisbank moet aansluiten bij de behoeften van de doelgroep. Denk goed na over wie de gebruikers zijn en wat zij willen weten. Zorg ervoor dat de informatie in begrijpelijke taal is geschreven en dat de indeling logisch is.

3: Geen structureel beleid voor het aanmaken, beheren en bijwerken van inhoud.

Het opstellen van heldere richtlijnen voor de inhoud, de verantwoordelijkheden van de auteurs en het frequente review- en updateproces is noodzakelijk. Een duidelijk beleid biedt structuur en overzicht voor de medewerkers die betrokken zijn bij het aanmaken, beheren en bijwerken van de inhoud.

4: Geen geschikt contentmanagementsysteem (CMS).

Het kiezen van een geschikt CMS voor jouw specifieke wensen is van groot belang bij het ontwikkelen van een kennisbank. Het kiezen van het juiste Content Management System (CMS) voor jouw online kennisbank is van groot belang voor het succes van je project, en niet in het minst voor degenen die verantwoordelijk zijn voor het aanmaken, beheren en bijwerken van inhoud zoals redacteuren en contentmakers.

5: Geen goede zoekfunctionaliteit bieden.

Een zoekfunctie is een essentieel onderdeel van een kennisbank. Hierdoor kunnen gebruikers snel vinden wat ze zoeken. Zorg ervoor dat de zoekfunctie goed werkt en dat de zoekresultaten relevant zijn en de manier van zoeken aansluit bij de denkwijze van de doelgroep.

6: De inhoud zelf is niet gecategoriseerd of gestructureerd.

Een heldere structuur en categorisering van inhoud maakt het eenvoudiger om informatie te vinden en bij te houden. Het op een logische manier categoriseren en structureren van inhoud is van groot belang voor een gebruiksvriendelijke online kennisbank. Hierdoor wordt het gemakkelijker voor gebruikers om snel en efficiënt relevante informatie te vinden.

7: Onvoldoende structurele capaciteit bij de ontwikkeling en het onderhoud van de kennisbank.

Het is belangrijk om voldoende medewerkers te betrekken bij het ontwikkelen en het onderhouden van de kennisbank, zowel in tijd als in verantwoordelijkheid.

8: Onvoldoende ondersteuning en hulp voor gebruikers.

Gebruikers moeten worden opgeleid in het gebruik van de kennisbank en moeten toegang hebben tot voldoende ondersteuning om de kennisbank efficiënt te kunnen gebruiken. Een gebruikersvriendelijke online kennisbank bevat niet alleen relevante inhoud, maar ook hulpfuncties en ondersteunende informatie over de functionaliteiten om gebruikers te helpen bij het vinden en gebruiken van de informatie.

9: Het budget past niet bij de ambities.

Het ontwikkelen en onderhouden van een kennisbank vereist voldoende budget en middelen, zoals hardware, software, tijd en personeel. Het belangrijkste hierbij is dat alle betrokkenen zich bewust zijn hiervan en dat budget en ambities realistisch zijn en op elkaar afgestemd.

10: De kennisbank wordt onvoldoende gemonitord en geëvalueerd.

Het is belangrijk om de prestaties van de kennisbank regelmatig te monitoren en te evalueren, zoals het aantal bezoekers, de zoektermen die gebruikt worden, de succesrate van zoekopdrachten en hoe vaak bepaalde pagina’s worden bezocht. Dit helpt om te achterhalen of de kennisbank aan de verwachtingen voldoet en waar eventuele knelpunten zich bevinden. Op basis hiervan kun je verbeteringen doorvoeren.

Hulp nodig bij het opzetten van een kennisbank?

Onze ervaring in strategie, ontwerp en ontwikkeling gecombineerd met de inhoudelijke kennis van jou en je organisatie is de sleutel tot succes. Als specialisten in kennisbank-ontwikkeling helpen wij jou graag met het opzetten van een kennisbank die aansluit bij de specifieke wensen van jouw gebruikers. Wij weten dat het ontwikkelingsproces van een kennisbank complex kan zijn, daarom bieden wij een totaalpakket waarmee wij jou helpen bij elke stap van het proces, van het helder krijgen van de doelen en scope tot aan de livegang.

Eerst nog even verder lezen?

Download onze whitepaper waar we dieper ingaan op deze 10 punten en we tips geven om de fouten te vermijden en een goede start te kunnen maken.