Recentelijk werden wij door een softwareleverancier benaderd met een prangende vraag: hun helpdesk kampte met onderbezetting, en ze hadden dringend behoefte aan een oplossing. Hun doel? De beschikbare content, die verspreid was over verschillende afdelingen binnen de organisatie, centraal samenbrengen in een Kennisbank en deze toegankelijk maken via een intelligente zoekfunctie en een slimme AI-chatbot. En dit alles binnen een beveiligde omgeving, zodat zowel gebruikers als medewerkers snel toegang konden krijgen tot de benodigde informatie.

Stap 1: Centraliseren van de beschikbare informatie in een kennisbank

We begonnen met het in kaart brengen van alle beschikbare content die verspreid was over verschillende afdelingen. Vervolgens brachten we deze content samen op één centrale locatie. Dit was cruciaal om ervoor te zorgen dat alle informatie eenvoudig toegankelijk en overzichtelijk was voor verdere verwerking.

Stap 2: Beveiliging en toegangsbeheer

Na het centraliseren van de content, richtten we ons op de beveiliging. We hebben de OVIS Kennisbank achter een login geplaatst, zodat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot de informatie. Dit zorgde ervoor dat zowel medewerkers als gebruikers in een veilige omgeving kunnen werken, waarbij de vertrouwelijkheid van de informatie gewaarborgd blijft.

Stap 3: Integratie van de 'Watermelon' AI Chatbot

De volgende stap was het integreren van de Watermelon AI chatbot met de inhoud van de OVIS Kennisbank. Deze AI-gedreven chatbot werd zo geconfigureerd dat hij nauwkeurig en snel antwoorden kan vinden binnen de kennisbank. Dit stelde gebruikers in staat om hun vragen te stellen en direct antwoorden te krijgen, zonder dat menselijke tussenkomst nodig is.

Stap 4: Implementatie van de intelligente zoekfunctie

Naast de AI-Chatbot hebben we ook een krachtige zoekfunctie geïmplementeerd. Deze functie maakt het mogelijk om snel door de gehele kennisbank te zoeken, waardoor gebruikers nog gemakkelijker de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben. De zoekfunctie werd geoptimaliseerd om relevante resultaten te bieden, zelfs bij vage of complexe zoekopdrachten.

Stap 5: Testen en optimaliseren

Ten slotte voerden we uitgebreide tests uit om ervoor te zorgen dat alles vlekkeloos werkte. We verzamelden feedback van een selecte groep gebruikers en medewerkers, waarmee we de laatste optimalisaties doorvoerden. Deze testfase was essentieel om ervoor te zorgen dat de supportdesk robuust, gebruiksvriendelijk en betrouwbaar was.