Een online kennisbank is een onmisbaar hulpmiddel geworden voor bedrijven en organisaties om informatie te organiseren en te delen. Maar wat zijn nu precies de belangrijkste functionaliteiten van zo’n kennisbank? In dit artikel zullen we zeven essentiële kenmerken van een online kennisbank belichten.

1. Zoekfunctionaliteit

Met een kennisplatform kun je grote hoeveelheden informatie of data samenbrengen, opslaan, toegankelijk maken en delen met belanghebbende binnen of buiten je organisatie. Dit kan om verschillende soorten kennis gaan zoals documenten, artikelen, video’s en afbeeldingen, maar ook nieuws en evenementen.

2. Categorisatie

Het is van groot belang dat de kennisbank op een overzichtelijke en gestructureerde manier is opgezet, waarbij informatie op een logische wijze wordt gecategoriseerd. Door dit te doen, wordt het voor gebruikers eenvoudiger om gerelateerde informatie te vinden en tevens vergemakkelijkt het het organiseren van nieuwe content. Een goed gestructureerde kennisbank biedt een duidelijk navigatiesysteem en zorgt ervoor dat gebruikers snel en efficiënt kunnen vinden wat ze zoeken. Bovendien draagt het bij aan een betere gebruikerservaring en verhoogt het de algehele tevredenheid van de gebruikers.

3. Toegankelijkheid

Het hebben van een online kennisbank betekent dat medewerkers, klanten en andere belanghebbenden altijd toegang hebben tot de benodigde informatie. Zorg er dus voor dat de kennisbank gemakkelijk toegankelijk is via verschillende apparaten, zoals desktops, laptops, tablets en smartphones. Bovendien moet de kennisbank ook toegankelijk zijn voor mensen met een visuele of fysieke beperking door middel van bijvoorbeeld screen readers en keyboard navigatie. Dit zorgt voor een inclusieve en gebruiksvriendelijke ervaring voor alle gebruikers.

4. Gebruiksvriendelijk

Een gebruiksvriendelijke online kennisbank is essentieel voor een goede gebruikerservaring. Zorg ervoor dat de navigatie eenvoudig is en dat informatie gemakkelijk te vinden is. Maak gebruik van duidelijke titels, overzichtelijke hoofdstukken en zoekfuncties om snel door de kennisbank te kunnen bladeren. Ook het gebruik van een heldere structuur en visuele hulpmiddelen, zoals iconen en afbeeldingen, kunnen helpen bij het begrijpen van de informatie.

5. Inzicht

Het kunnen analyseren van het gebruik van de online kennisbank en het genereren van rapportages is een waardevolle functionaliteit voor beheerders. Dit geeft inzicht in welke informatie het meest wordt geraadpleegd en hoe de kennisbank kan worden geoptimaliseerd. Zorg er daarom voor dat de kennisbank wordt voorzien van statistieken en rapportages die deze inzichten bieden.

6. Een gebruiksvriendelijke beheeromgeving

Met behulp van een gebruiksvriendelijk content management systeem wordt het beheer van een kennisbank kinderspel. Je kunt eenvoudig content invoeren en bewerken, zelfs als je weinig technische kennis hebt. Dit betekent dat iedereen moeiteloos informatie kan toevoegen en bijwerken in de kennisbank, waardoor het delen en beheren van kennis nog toegankelijker wordt.

7. Altijd relevant

Als laatste, maar zeker niet onbelangrijk, is het van groot belang om de kennisbank regelmatig te updaten. Zorg ervoor dat alle informatie actueel is en dat oude informatie wordt verwijderd of geüpdatet. Zo blijft de kennisbank relevant en betrouwbaar voor gebruikers.

Wij geloven dat organisaties gebaat zijn bij een kennisbank dat zij direct kunnen inzetten om hun kennis in te borgen.
Met onze rijke ervaring in de bouw van kennisbanken weten we inmiddels welke best practices het beste werken. We hebben deze kennis gebundeld in ons eigen Kennisplatform, dat volledig aanpasbaar is aan de specifieke behoeftes van jouw organisatie.